Gmail sí, Gmail no…

por comcinco

Hace más de seis meses, mi colega @abrelatas me propuso que estudiara la mejor manera de pasar todo el correo electrónico de la empresa a Gmail, y así tener total disponibilidad del mail incluso sin tener nuestro portátil delante, ahorrando además espacio en el disco duro del susodicho, aumentando la productividad.

En nuestro entorno se usa tanto Thunderbird, el 99%, como Mail.app, 1%, es decir yo (bueno @palsanz también usa Mail.app cuando estuvo durante el festival).

Lo primero que le dije es que debíamos valorar el problema de poner todo el correo a manos de una sola empresa máxime cuando esa empresa es Google, que, salvando las distancias, es un Microsoft pero de Internet. Somos una empresa que apoyamos y difundimos el software libre y participamos de la filosofía del copyleft, así que hacer depender nuestro principal método de trabajo de una empresa y de una aplicación alejados del software libre es un poco chocante. Aunque todo tenemos derecho a ser incongruentes o simplemente a usar las herramientas que más nos convengan sean propietarias o no. Siempre he dicho, y lo mantengo, que prefiero editar vídeo con Premiere o Final Cut antes que con cualquiera de código abierto, si es que existe alguno comparable, que va a ser que no. Pero esto es carne de otro post.

Os cuento, debido a los diferentes proyectos en los que trabajo, personales o empresariales, cuento con unas diez cuentas de correo distintas. Ese es el primero problema, Gmail solo deja administrar cinco cuentas máximo. Os preguntaréis que si solo me propusieron pasar los mails de la empresa por qué tengo que pasar también los personales. La respuesta es sencilla, no es productivo tener dos gestores de correo, si vas a usar un gestor, asegúrate que puede manejar todas tus cuentas, tendrás rápido acceso a los mails, a compartir la agenda de contactos, a no tener dos aplicaciones abiertas consumiendo recursos…

Como solo puedo activar cinco cuentas en Gmail, selecciono las que más uso y las configuro sin problemas. Es sin duda uno de los sistemas de configuración más sencillos que existen, intuitivo y rápido gracias a que te descubre automáticamente parte de la configuración. También hay que configurar la posibilidad de enviar desde las diferentes cuentas, igualmente rápido y sin límite. Cinco cuentas y una sola firma… este sí es un gran problema, por lo menos para mi. Por poner un ejemplo, soy miembro de un colectivo ecologista, más concretamente del Colectivo Ecopacifista Solano y ahí necesito tener otra firma cuando envío mails como miembro de este colectivo. Solo con este problema ya es justificación suficiente, por lo menos para mi, para no usar Gmail como gestor de correo.

Prosigamos, la gestión de las cuentas está basado en tags (Gmail las llama Labels, etiquetas), así que no existen carpetas como en Thunderbird o Mail.app. Tags is all around!. Y esto, sintiéndolo mucho, es un error cuando tienes todas las cuentas configuradas. ¿Por qué?, pues porque las etiquetas aparecen en vertical, una debajo de otra, ordenadas alfabéticamente, en el mismo nivel. Se les puede cambiar el color, pero cuando tienes unas treinta tags la lista se hace larga e improductiva, donde no existe la importancia, teniéndola que construir tu mismo con trucos del tipo «aaa festival» para que la etiqueta «festival» aparezca la primera.La filosofía de las etiquetas está bien, y digo que son tags porque a un mismo mail le puede asignar las etiquetas que quieras. Pero creo que estaría bien una serie de mejoras que hagan más cómoda la gestión de mails. Le regalo dos mejoras al equipo de desarrollo de Gmail, las etiquetas deberían poder ordenarse, por ejemplo, por número de mensajes sin leer, por número de veces que se consulta una determinada etiqueta, de forma manual y la creación de grupos de etiquetas tampoco estaría mal.

Otro punto a su favor es la redacción de los mails. Tiene un amplio abanico de formatos… aunque si lo pienso bien… soy un defensor a ultranza, lo podéis llamar integrismo, del texto plano en los mails. ¿Por qué?, economía, básicamente, lo que repercute en la rapidez al enviar y en recibir dicho mensaje. Prefiero el texto plano porque no hacen falta florituras ni distracciones para comunicar algo. Sí, tienes la posibilidad de cambiar a texto sin formato, pero entonces añadimos dos clicks (que poco me gusta este palabro) más, la de pasar a texto sin formato y la del mensaje de advertencia de la perdida del formato, nada productivo si lo tienes que hacer con cada mail.

Debido a que en ciertos momentos hacemos viajes a lugares donde el acceso a Internet es mediocre o inexistente y el uso de conexión móvil está terminantemente prohibida mediante los estatutos de la empresa (jejeje es broma), véase Marruecos o Helsinki, tenemos un problema. No se podrá consultar el mail ya que es online. Entonces, los genios de Google se inventaron Google Gears, que hace que Gmail y las demás aplicaciones de Google puedan consultarse sin conexión. ¿Esto que provoca? que el espacio que se pretendía ahorrar al tenerlo todo online se va con Ramón porque todo se guarda en local… Que sí, que te permite consultar el mail aunque no tengas conexión, pero una de las premisas era, el ahorro de espacio en el disco duro, no digo más.

Hace algunos meses leí un post de Eduardo Arcos sobre su uso de Gmail y me pareció, y parece, muy bueno, porque a diferencia de otros, Eduardo habla de como trabaja él mismo con su mail, no dice ni que sea el mejor ni que sea el que hay que usar, dice que es el que mejor le viene para su trabajo. Este post que está llegando a su fin tiene la misma finalidad. Y este es el resultado de mi estudio de Gmail que ha durado casi 4 meses, para mi empresa/vida no es factible el uso de Gmail.

Cosa que no quita que tenga mi cuenta en Gmail para registrarme en webs, foros, páginas por… (oups!), sobre todo porque maneja el spam de una forma absolutamente increíble.

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